仕事は生活の中で大きな割合を占めています。困ったことに、その職場の中には必ずと言っていいほど、仕事ができない人がいるものです。皆が同じように仕事を卒なくこなせるというわけではありません。でも、仕事ができない人を指導せずにそのままにしておくと、周囲にいら立ちが生じる、さらには職場の不和につながることさえあります。
では、上司や先輩の立場にある人は、仕事ができない人をどのようにサポートできるでしょうか？今回は、仕事ができない人の6つの特徴と、上司にできる改善方法をご紹介します。
この記事の目次
特徴1：人の話をよく聞いていない、または理解していない
職場の中ではよく、同じことを何度も聞いてくる人や、同じミスを何度も繰り返す人がいます。「それこの間も説明したのに」とか「説明したはずなのにできていない」と思ったことはありませんか？そのような人は、人の話をきちんと聞いていない、もしくは十分に理解していないのに、自分から質問したり、さらに説明を求めたりすることもなく理解した気になっている場合があります。
改善方法
仕事ができない人に何か指示を出したり説明したりする時は、メモを取るように勧めましょう。メモを取ることは人の話を聞こうとする姿勢や記憶にもつながることがあります。説明が終わったら、ただ「いいですか？」と言うだけではなく、「今の説明で分かりましたか？」「もっと詳しく説明してほしいところはないですか？」などと、相手が質問しやすい雰囲気を作ってあげると良いかもしれません。
特徴2：きちんと報告や連絡、相談をしない
職場では意思の疎通がとても重要です。「報告、連絡、相談」つまり「報連相」を重要視している会社はとても多いですが、元々人とのコミュニケーションがあまり得意ではない人はなかなかその「報連相」に慣れてくれないものです。「失敗を叱られたらどうしよう」とか、「自分で何とかできる」と思っている場合もあります。でも「もっと早く言ってくれればきちんと対処できたのに」なんてことにならないようにきちんと「報連相」を教えてあげましょう。
改善方法
「報連相」を義務化してみてはどうでしょうか？決まった時間に必ずメールや電話で状況を報告させるとか、終業時に1日の内容を必ず報告させるという感じです。「…の件はどうなりましたか」など具体的に尋ねると、相手も答えやすいと思います。そうすることで、コミュニケーション能力が磨かれ、決められた時ではなくても頻繁に報告や連絡をしてくれるようになるかもしれません。
特徴3：計画性がなく、仕事が遅い
仕事ができない人は、自分が1週間または1日のうちに終わらせるべきこと、さらにその中でも何を優先すべきかを把握できていない場合が多いようです。そのために、決められた時間内に仕事を終わらせることができなかったり、やっておくように指示した仕事をやっていなかったりします。
改善方法
始業時に、簡単に1日の流れを確認してあげましょう。何時までにどの仕事を終わらせるべきなのか一緒にチェックします。他の上司や先輩から雑用を頼まれたり、トラブルが発生したりした時のために、余裕を持ったスケジュールをたてるように勧めるといいですね。
特徴4：デスクの上やファイルの中などが整理整頓されていない
これは、一般家庭でもよくあることですが、きちんとデスクの上が整理整頓されていないと、使いたい物や必要な書類が見つからない、探すのに時間をとられて作業が遅くなるという悪循環につながりかねません。
これはデスクの上だけに限った話ではありません。ファイルケースやコンピュータの中などは盲点になりがちです。過去の資料は重要ですが、頻繁に使うものではありません。コンピュータの中もきちんと整理されていないと大量のファイルの中から必要なものを見つけるだけで無駄な時間がかかってしまいます。
自分は普通にしていることでも、仕事ができない人は作業が進まない原因がそこにあることに気づいていないかもしれません。きちんと教えてあげましょう。
改善方法
整理整頓を徹底させましょう。有名企業の中にも、整理整頓を社内の重要事項として掲げているところがあるようです。仕事ができない人に限らず周りも一緒に、週に1度、もしくは毎日でも、デスクの上の整理整頓をする時間を作ってみてはどうですか？期限がきれた資料や書類は処分する、毎日使うものでなければデスクの上ではなく引き出しの中に直しておくといった具合です。
コンピュータの中も、実際に自分がどんなふうに整理しているか見せて、おすすめのやり方を教えてあげましょう。これは職場全体の意識の向上や仕事の効率アップにつながるかもしれません。
特徴5：言い訳が多く、自分のミスを認めようとしない
仕事ができない人は、できない自分を正当化しようとして「それは…だから」「…がそう言ったから」などと言い訳をしたり、自分のミスを他の人のせいにしたりするかもしれません。しかし、そのままではいつまでも自分のできていない面に目を向けることができず、成長しません。周囲との信頼関係にも影響します。
改善方法
言い訳をする人に対して、真っ向から間違いを指摘するようなことを言うと逆効果です。上司や先輩としてはっきり言いたくなるとしても、その気持ちを抑えて柔らかな言い回しで相手が自分の直すべき点に気づけるようにしてあげましょう。「…してもらえると助かります」などといった表現は良いかもしれません。
特徴6：言われたことしかできない
言われたことはきちんとしてくれるけれど、それしかしないという人もいます。厄介なことにそんな人は、自分はちゃんと指示通りに動いているので仕事ができない人間だということに気づいていない場合が多いようです。しかし周りとしては、逐一「あれをして」「これをして」と指示を出す暇はないので、先を見越して進んで行動してくれるほうが助かりますね。
改善方法
1つの指示を出すときに、その仕事が最終的に何につながるのか目的を伝えましょう。例えば書類のコピーを頼むとき、ただ「これをコピーしておいて」と言うのではなく「…時の会議で出席者に資料として配りたいのでコピーをしておいてほしい」というように伝えれば、「すぐに配れるように、コピーした後ページ順にとじておこう」とか「会議室まで運んでおこう」といった行動につながる可能性があります。
もしそれで失敗してしまったとしても厳しく責めないように注意してください。良かれと思ってしたことを叱られると、だれしもやる気を失ってしまうものです。先を見越して行動してくれた点に注目して、そこは褒めてあげましょう。
まとめ
職場とは本当に難しい場所です。こちらは上司や先輩としてちょっとした注意やアドバイスをしただけのつもりが、相手を傷つけたり不快な気持ちにさせてしまったり…。時には、それが原因ですぐに会社を辞めていく人もいます。
すべての問題を解決することは難しいかもしれませんが、中にはこちらのちょっとした心掛けで改善できることもたくさんあると思います。さらに、自分が教えた後輩たちが成長して立派に仕事をこなし、また同じように次の後輩たちに接してくれると嬉しいものですね。
今、新入社員や後輩の教育に悩みを抱えている方々にこの記事が少しでもお役に立てれば光栄です。
