社会人としてビジネスでの取引先はもちろん、上司や同僚に対しても人間関係を円滑にするためには、しっかりとしたビジネスマナーを身につけておきたいものです。
社会人としてのマナーに不安があると、自信をもって仕事に取り組むことができないという状況にもつながりかねません。
自信をもって仕事に取り組むためにも、ビジネスマナーとしてやってはいけない事や、覚えておきたい基本の部分、知っておくと役に立つ知識を紹介します。
この記事の目次
仕事のマナーとしてやってはいけないこと
仕事を円滑に行うために、やってはいけないことはたくさんありますが、その中でも最低限知っておかなければならない事をいくか挙げていきます。
挨拶は人間関係に必須
まず一つ目のやってはいけないことは、挨拶を怠る事です。挨拶はビジネスマナーの基本ですが、それ以前に人としてのマナーとしても最低限の部分と言えます。
挨拶がしっかりとできない人に仕事がきちんとできる人は少なく、仮に仕事ができたとしても挨拶をまともにできない人とは誰も一緒に仕事をしたいとは思わないでしょう。
挨拶だけでなく、言葉遣いや敬語の使い方も相手に与える印象を大きく左右するため、身につけておくべきマナーの一つです。
話をするときはもちろん、メールや簡単なメモで連絡する場合においても、いわゆる若者言葉の使用は気をつけるべき事の一つです。
報・連・相の重要性
やってはいけないことの二つ目は、ホウレンソウが十分にできていない、つまり報告・連絡・相談を怠ることです。
仕事で何かミスがあった場合やトラブルがあった場合、自分で対処できない場合は上司が代わりに対応をするのが一般的です。
また、上司は部下の仕事の進捗状況を把握しておく必要がありますので、部下が判断に迷った場合には上司に相談して判断を仰ぐべきでしょう。
報告・連絡・相談はこまめに行うほうが上司も把握がしやすいため、決して怠ってはいけません。
時間の管理を徹底する
三つ目のやってはいけないことは、始業前の準備を怠る事です。始業時間ちょうどや始業時間直前に出勤するようでは、始業前に十分な準備をすることはできないはずです。
始業時間には仕事が開始できるように、きちんと準備をするのは当然の事です。
特に新入社員の場合は仕事に慣れておらず準備にも仕事そのものにも時間がかかるため、それも踏まえて余裕をもって出社しなければなりません。
また、会議や打ち合わせがある場合には、時間の前に準備を整えて着席しておくのがマナーです。取引先などを訪ねる場合には事前にアポイントを取る必要があり、約束した時間に遅れるのは問題外です。
始業時間や会議などの時間以外にも、就業時間についても社会人としての心構えが必要となります。
期限のある仕事が残っている場合は終業時間だからといって帰るわけにはいかない場合もあります。社会人としての最低限のマナーとして、時間の管理は非常に重要です。
他にも知っておきたいマナー
他にも知っておくべきマナーはたくさんあります。挨拶や最低限の敬語はもちろん身につけておかなければなりませんが、知らず知らずのうちに間違った敬語を使ってしまっている人も少なくありません。
自分は丁寧に話をしているつもりでも間違った敬語を使ってしまうと相手に悪い印象を与えてしまったり、嫌な気分にさせてしまい、ビジネスが成立しない原因になるという事も考えられます。
ビジネスの場面でよく使われる敬語についてはきちんと頭に入れておき、正しく使えるようにしておかなければなりません。
電話に関するビジネスマナー
また、慣れるまでが大変なマナーの一つに電話対応があります。ビジネスにおいて電話に出た人は会社の顔です。
電話では顔や態度が目に見えない分、口調や言葉遣い、声などの印象が大きく、電話の相手にとっては電話に出たのが新人かどうかなど関係ないため、電話に対応した人の印象がそのまま会社の印象となります。
そのため、電話対応で悪い印象を与えてしまうのは致命的なミスに繋がる場合もありますが、逆に感じの良い対応ができればビジネスパーソンとして成功する事にも繋がりますし、キャリアアップにもつながるはずです。
慣れるまでは顔が見えない分、不安が大きい電話対応ですが、慣れると自然に対応できるようになるため、慣れるまでは大変でも電話には積極的に出るようにし、経験を積むことが大切です。
電話にでるときの工夫
電話対応の基本としては、3コール以内に出るのがマナーです。3コール以上になると相手に遅いと感じさせてしまうため、3コール以内に出られなかった場合には必ず初めに「お待たせ致しました」と一声かけるようにしなければなりません。
社名を名乗るのはもちろん、自分の名前も名乗るのが基本で、相手が聞き取りやすいようにゆっくりはっきり名乗るように心がけましょう。
また、常に相手や折り返しの連絡先、用件などのメモがとれるように準備をしておき、復唱して確認するようにしましょう。
メモを取るために受話器を持ち替えなくてもいいように電話に出る際には受話器を聞き手とは逆の手で取る事も習慣づけておくのも大切です。
万が一聞き取れなかった場合は、うやむやにせずにきちんと確認するようにしましょう。電話を切る際には相手が先に電話を切るのを待つのが基本で、電話を切る際には指でそっとフックを押してから受話器を置くようにします。
また、電話対応は会社の印象に直結するため、たとえ間違い電話であっても丁寧に対応しなければなりません。
メールに関するビジネスマナー
ビジネスにおいては電話での連絡以外に、文書としてFAXやメールを送信する機会も多く、特にメールはファイルなどのデータを送る機会も多いため、マナーをしっかり押さえておく必要があります。
まずFAXの場合のマナーとしては、受信先で渡す相手がきちんと分かったり他の書類と混ざらないようにするため、必ず送信票を付け、送信票には送信者や件名、電話番号やFAX番号などの連絡先、送信枚数や送信日時を入れるのが基本です。
送信ミスを防ぐために送信先の番号をきちんと確認するのも重要です。また、FAXの場合は担当者以外も目にする可能性が高いため、重要文書やプライバシーに関する書面は送ってはいけません。
重要な文書は郵送したりメールで暗号化したファイルを添付するのが一般的です。また、大量に送信するのはマナー違反で、回線を長時間ふさいで相手の業務に支障をきたす事もあるため、配慮が必要です。
また、送信後に電話を入れて受領確認をするのも大切です。
メールを送信する際の注意
メールの場合は添付したファイルを確認できるかどうか相手のパソコン環境を確認しておく必要があります。
また、容量の大きなデータを送信するのも迷惑になる場合があるため、複数回に分けて送るなど工夫が必要です。
他にも、メールでもサーバーのトラブルなどで受信できなかったり、添付漏れという事もあるため、送信後しばらくたっても返信がない場合には電話で確認しましょう。
まとめ
ビジネスマナーとひとことで言っても場面や状況に合わせて柔軟な対応が必要であり、新入社員にとっては分からない事ばかりで戸惑う事も多いでしょう。
しかし、社外においても社内においても人間関係を良好に保つためや、ビジネスを円滑に進めるためには必要不可欠です。
挨拶や敬語といった基本的な事から、電話の対応、FAXやメールにおいてのマナーなど、身につけなければならないマナーはたくさんありますが、こういったマナーがしっかり身についていればビジネスチャンスやキャリアアップは実現できません。
ビジネスマナーの本質は相手を尊重し、円滑に業務を進めるためのものですから、こうしたビジネスマナーをきちんと身につけて、自信をもって仕事に臨みましょう。
